Potřebujete změnit sídlo své společnosti a nevíte, kde začít? Možná to zní složitě, ale ve skutečnosti jde o poměrně jednoduchý proces. Stačí znát správný postup a mít připravené potřebné dokumenty.
Změna se liší podle zakladatelské smlouvy a veřejného rejstříku
Ve veřejném rejstříku se uvádí celá adresa sídla společnosti. V zakladatelské smlouvě ale často stačí uvést jen název obce, což výrazně zjednodušuje případnou změnu. Pokud měníte sídlo společnosti v rámci stejné obce, nemusíte měnit zakladatelskou listinu – stačí úprava ve veřejném rejstříku.
Při přesunu do jiné obce už je potřeba více formalit. Záleží, zda má vaše společnost jednoho nebo více společníků. Se změnou musí všichni společníci písemně souhlasit. Schválení probíhá na valné hromadě, ze které se pořizuje notářsky ověřený zápis. Bez něj nelze změnu sídla provést.
Co je potřeba k provedení změny
Dalším krokem je podání návrhu na zápis změny do obchodního rejstříku. To lze udělat jednoduše pomocí inteligentního formuláře. Tento online formulář najdete na webu Veřejného rejstříku a Sbírky listin.
Formulář můžete poslat datovou schránkou, emailem nebo poštou na soudní podatelnu. K návrhu je nutné přiložit několik dokumentů:
- notářsky ověřený zápis z valné hromady,
- kolkovou známku (poplatek za zápis změny 2 000 Kč),
- dokumenty k nemovitosti – výpis z katastru, pokud je firma vlastníkem, nebo písemný souhlas vlastníka v případě pronájmu,
- v případě změny i v zakladatelské listině dvě její vyhotovení.
Tip: Pokud využíváte datovou schránku, celý proces můžete vyřídit bez nutnosti osobní návštěvy soudu.
Změnu sídla oznamte úřadům i klientům
Schválení změny trvá zhruba pět pracovních dnů. Samotný zápis by měl být hotov nejpozději do 15 dnů. Po provedení změny si ověřte, že vše sedí i na živnostenském úřadě.
Změnu adresy musíte nahlásit také příslušným institucím:
- zdravotním pojišťovnám a ČSSZ do 8 dnů,
- úřadu práce do 30 dnů,
- registru silničních vozidel do 10 pracovních dnů.
Nezapomeňte ani na klienty a partnery. Novou adresu uveďte na webu, v e-mailech, fakturách a dalších dokumentech. Pokud k vám klienti chodí osobně, dejte jim o změně vědět včas – například prostřednictvím sociálních sítí nebo newsletteru.
Změna sídla není složitá, ale vyžaduje pečlivost
Poplatek za podání návrhu činí 2 000 Kč. Pokud je potřeba notářský zápis, počítejte s částkou kolem 5 000 Kč. K tomu se mohou přidat další drobné náklady spojené s přípravou dokumentů nebo poštovným.
Pokud se na administrativu necítíte, můžete oslovit specializovanou agenturu. Tyto firmy za vás vše vyřídí – od přípravy dokumentů až po komunikaci s úřady. Zaplatíte sice o něco víc, ale ušetříte čas i starosti.
Na co si dát pozor
- Než změníte sídlo, ověřte si, že je na nové adrese možné podnikat (např. v bytových domech to nemusí být povoleno).
- Ověřte, že označení firmy na nové adrese odpovídá zákonu – název společnosti musí být viditelně uveden.
- Pokud máte zaměstnance, informujte je o změně včas, zejména kvůli doručování úředních písemností.
Shrnutí
Změna sídla společnosti se může zdát složitá, ale při správném postupu ji zvládnete rychle a bez problémů. Připravte si všechny potřebné dokumenty, sledujte lhůty a informujte včas úřady i klienty. A pokud chcete mít jistotu, že vše proběhne hladce, můžete se obrátit na odborníky, kteří se touto agendou zabývají každý den.
20+ let pomáhám zákazníkům se stěhováním. Poslední roky také rozvíjím systém pronájmu skladovacích kontejnerů v Brně a okolí.
