Představte si poslední den v kanceláři. Na stolech ještě stojí monitory, ve skříních leží šanony z doby, kdy se faktury tiskly ve třech kopiích, ve skladu zůstalo několik regálů a v kuchyňce lednice, kterou už nikdo nechce. Nájem končí za pár dní a majitel očekává prázdný a připravený prostor.
Právě v této chvíli většina lidí zjistí, že vyklizení nebytového prostoru není jen odnesení starého nábytku do auta. Je potřeba rozhodnout, co se stěhuje, co lze ještě využít, co už je odpad, kam jednotlivé věci patří a kdo za jejich správné předání odpovídá. U firemních prostor navíc vstupují do hry pravidla pro nakládání s odpady i ochrana osobních údajů.
Dobrá zpráva? Když se postupuje ve správném pořadí, může být vyklizení kanceláře, provozovny nebo skladu překvapivě rychlé.
Nejdřív nic nevyhazujte! Nejdřív prostor rozdělte
Nejčastější chyba vzniká hned na začátku: všechno se označí za „odpad“. Jenže stará kancelářská židle ještě nemusí být odpadem jen proto, že ji v nové kanceláři nepotřebujete.
Český zákon o odpadech staví na principu, že před odstraněním odpadu má přednost předcházení jeho vzniku, opětovné použití a následně recyklace. Použitelná movitá věc se dokonce nemusí stát odpadem, pokud je předána k dalšímu použití.
Proto je nejlepší projít prostor ještě před samotným vyklízením a rozdělit jeho obsah například na:
- věci, které se stěhují – stoly, technika, dokumentace, vybavení,
- věci k dalšímu využití – funkční nábytek, regály nebo zařízení,
- běžný vytříděný odpad – papír, plast, sklo, kov a další složky,
- specifický nebo potenciálně nebezpečný odpad – například některé chemikálie, oleje, barvy či kontaminované materiály,
- elektroniku, baterie a světelné zdroje, které je vhodné řešit odděleně,
- dokumenty obsahující osobní nebo obchodně citlivé údaje, které nelze jednoduše hodit do kontejneru.
Tento první krok často rozhodne o tom, zda se celé vyklízení promění v chaos, nebo v několik hodin přesně naplánované práce.
A dává smysl i ekonomicky: čím méně věcí se skutečně musí likvidovat jako odpad, tím jednodušší bývá celé vyklízení. Zákon ostatně výslovně staví opětovné použití před recyklaci a odstranění.
Samotné vyklízení má svůj správný postup
Když už je jasné, co v prostoru zůstalo, přichází na řadu logistika. A právě tady se vyplatí postupovat od nejcitlivějších věcí k těm nejobjemnějším.
Nejprve se odvezou věci, které mají hodnotu. Technika, dokumentace, inventář nebo nábytek určený do nových prostor se zabalí a označí. Pokud firma zároveň mění sídlo, lze tím přirozeně spojit vyklízení nebytového prostoru se stěhováním kanceláře. Stěhování Staněk se podle svých služeb zaměřuje jak na firemní stěhování, tak na kompletní vyklízení kanceláří, provozoven, archivů, skladů, výrobních hal, restaurací a obchodů.
Potom přichází na řadu demontáž nábytku a vybavení. Rozebrat několik kancelářských stolů je jednoduché. U vestavěných regálů, těžkých skříní, trezorů nebo výrobní technologie už může být nutné vhodné manipulační vybavení. Firma Stěhování Staněk uvádí, že zajišťuje demontáž a montáž nábytku i manipulaci s těžkými břemeny a firemním vybavením.
Teprve poté se odvážejí věci určené k dalšímu využití a jednotlivé druhy odpadu.
Zákon zde říká dvě důležité věci: odpady je obecně nutné soustřeďovat odděleně a odpad, který jeho původce sám nezpracuje, musí být předán zařízení nebo subjektu oprávněnému daný druh odpadu převzít.
Pro firmu, která právě ruší provozovnu, je ještě důležitější § 15 zákona o odpadech: před ukončením činnosti provozovny má původce povinnost předat odpady soustředěné v provozovně do zařízení určeného pro nakládání s odpady.
Jinými slovy: staré barvy, rozbitý nábytek a hromady obalů by po firmě neměly zůstat ve skladu jako překvapení pro nového nájemce.
U firemního odpadu pozor na jednu častou chybu
Na ulici před kanceláří stojí modrý a žlutý kontejner. Nabízí se tedy jednoduché řešení: nepotřebné papíry a obaly odnést tam.
U podnikatelů to ale není automatické.
Právnická osoba nebo podnikající fyzická osoba může svůj komunální odpad předávat do obecního systému na základě písemné smlouvy s obcí. Stejné pravidlo výslovně připomíná i město Brno podnikatelům využívajícím zdejší systém tříděného odpadu.
Při jednorázovém vyklízení větší kanceláře nebo provozovny je proto často praktičtější předem vyřešit, kdo jednotlivé druhy odpadu převezme a kam budou odvezeny, než vše řešit až před zaplněným automobilem.
V Brně existuje také velkokapacitní sběrný dvůr v Jedovnické ulici, který mohou využívat i firmy a živnostníci. Město uvádí, že podnikatelé zde mohou odpad ukládat za podmínek určených pro podnikatelské subjekty.
U profesionálně objednaného vyklízení je navíc vhodné mít ve smlouvě jasno také v tom, kdo je v konkrétním případě původcem vznikajícího odpadu a kdo zajišťuje jeho další předání. Zákon totiž u činností prováděných na základě smlouvy řeší původce podle toho, kdo činnost fyzicky provádí, přičemž smlouva může odpovědnost upravit jinak.
Příběh jedné kanceláře
Vezměme si modelový příklad.
Menší brněnská firma opouští kancelář. Část zaměstnanců se stěhuje do nového prostoru, stará kancelář ale musí být do pondělí prázdná. Uvnitř jsou pracovní stoly, židle, počítače, kovové regály, dvě tiskárny a několik skříní dokumentů.
Kdyby se začalo bez přípravy, všechno by pravděpodobně skončilo na jedné velké hromadě.
Místo toho vzniknou čtyři zóny: stěhování – další použití – dokumenty – odpad.
Počítače a část stolů míří do nové kanceláře. Zachovalé regály mohou najít další využití. Rozbitý nábytek se demontuje. Elektronika se oddělí od ostatního odpadu. Staré firemní dokumenty se zpracují samostatně.
Právě poslední bod se při vyklízení kanceláří snadno podcení. GDPR se totiž nevztahuje pouze na údaje uložené v počítači; pravidla ochrany osobních údajů se mohou vztahovat také na systematicky vedené dokumenty v papírové podobě. Evropská komise to výslovně potvrzuje.
Úřad pro ochranu osobních údajů současně připomíná zásadu omezení uložení a požadavek na integritu a důvěrnost osobních údajů. Dokumenty obsahující osobní údaje proto není vhodné při vyklízení jednoduše položit mezi běžný papír určený k volnému odvozu; firma musí zajistit odpovídající ochranu až do jejich bezpečného odstranění.
Výsledkem dobře připraveného vyklízení tak není pouze prázdná kancelář. Firma přesně ví, co bylo přestěhováno, co znovu využito a co předáno k odpovídajícímu zpracování.
Kdy se vyplatí nechat vyklizení na profesionálech?
U jedné malé kanceláře se dvěma stoly může vlastní vyklízení dávat smysl. Situace se rychle mění, jakmile přibudou patra bez výtahu, desítky kusů nábytku, archiv, sklad, těžké vybavení nebo pevný termín předání prostor.
Pak už není největším problémem samotné nošení. Je jím koordinace lidí, automobilu, demontáže, třídění a odvozu jednotlivých věcí ve správném pořadí.
Stěhování Staněk uvádí, že se vyklízením zabývá od roku 1998 a nabízí mimo jiné vyklízení komerčních prostor, demontáž nábytku, odvoz odpadu a následný úklid.
Vyklizení nebytového prostoru totiž nekončí ve chvíli, kdy je poslední skříň za dveřmi. Končí až tehdy, když je prostor skutečně připravený k předání a všechny věci mají své správné místo – v nové kanceláři, u dalšího majitele nebo v odpovídajícím zařízení.
FAQ
Jak postupovat při vyklízení nebytového prostoru?
Nejprve prostor projděte a rozdělte věci na majetek určený ke stěhování, věci k opětovnému použití, běžné odpady, specifické odpady a citlivé dokumenty. Poté naplánujte demontáž a odvoz. Odpad je nutné třídit a předat způsobem odpovídajícím zákonu o odpadech.
Musí firma při ukončení provozovny odstranit odpad?
Ano. Zákon o odpadech stanoví, že před ukončením činnosti provozovny musí původce předat odpady soustředěné v provozovně do zařízení určeného pro nakládání s odpady.
Může firma vyhodit svůj odpad do veřejných kontejnerů?
Ne automaticky. Podnikatel nebo právnická osoba se může do obecního systému komunálních odpadů zapojit na základě písemné smlouvy s obcí. Stejné pravidlo platí i v Brně.
Co se starým kancelářským nábytkem?
Použitelný nábytek nemusí automaticky skončit jako odpad. Zákon dává přednost předcházení vzniku odpadu a opětovnému použití, takže zachovalé vybavení lze například přestěhovat, prodat nebo předat k dalšímu využití.
Co s dokumenty obsahujícími osobní údaje?
Je potřeba s nimi zacházet tak, aby během vyklízení nedošlo k neoprávněnému zpřístupnění údajů. ÚOOÚ zdůrazňuje mimo jiné zásady omezení doby uložení, integrity a důvěrnosti, takže dokumenty určené k likvidaci je vhodné bezpečně skartovat nebo předat k zabezpečené likvidaci.
Kolik stojí vyklizení kanceláře nebo provozovny?
Cena závisí zejména na množství vybavení, přístupnosti prostoru, nutnosti demontáže, počtu pracovníků, těžkých předmětech a rozsahu odvozu. Stěhování Staněk uvádí u vyklízení nezávaznou prohlídku a odhad ceny před zahájením práce, což je u větších firemních prostor přesnější než kalkulace pouze podle fotografie nebo počtu místností.
Jak vyklidit sklad?
Při vyklízení skladu je nejlepší nejprve oddělit zboží a vybavení, které se bude stěhovat, od nepotřebných regálů, obalových materiálů a odpadu. Následuje demontáž regálových systémů, odnos vybavení a odvoz jednotlivých druhů odpadu. U větších skladů se vyplatí předem naplánovat přístup nákladního vozidla a pořadí prací, aby se zbytečně nepřenášely stejné věci několikrát.
Jak probíhá vyklízení obchodu nebo prodejny?
Při vyklízení obchodu se nejprve odveze zbývající zboží a hodnotné vybavení. Poté lze demontovat prodejní regály, pulty, vitríny, skladové police nebo další zařízení provozovny. Nakonec se odveze nepotřebný nábytek a odpad tak, aby mohl být obchod připravený k předání majiteli nebo novému nájemci.
Jak vyklidit kancelář?
Vyklízení kanceláře obvykle začíná vytříděním dokumentů, výpočetní techniky a nábytku, který se bude stěhovat do nových prostor. Následuje demontáž stolů a skříní a odvoz nepotřebného vybavení. Zvláštní pozornost je vhodné věnovat dokumentům s osobními nebo citlivými firemními údaji, které by neměly skončit mezi běžným odpadem.
Jak vyklidit firemní provozovnu?
U vyklízení provozovny záleží především na druhu podnikání. Jinak bude vypadat vyklizení kadeřnictví a jinak autoservisu nebo výrobní dílny. Základní postup je ale podobný: vytřídit majetek, demontovat vybavení, oddělit jednotlivé druhy odpadu a následně prostor kompletně vyklidit.
Jak vyklidit restauraci nebo kavárnu?
Při vyklízení restaurace bývá nejnáročnější manipulace s profesionálním kuchyňským vybavením, chladicími zařízeními, pracovními stoly nebo těžkým nábytkem. Nejdříve se proto oddělí zařízení určené k prodeji či dalšímu použití a následně se řeší demontáž a odvoz zbytku vybavení.
Jak vyklidit dílnu?
Při vyklízení dílny je potřeba oddělit nářadí a stroje od běžného odpadu a materiálů, které mohou vyžadovat zvláštní způsob nakládání. Typicky jde například o oleje, barvy, chemické přípravky nebo jejich zbytky. Těžké stroje a pracovní zařízení mohou navíc vyžadovat speciální manipulační techniku.
Jak probíhá vyklízení výrobní haly?
Vyklízení výrobní haly je vhodné naplánovat předem podle rozmístění technologií a hmotnosti jednotlivých zařízení. Nejprve se zpravidla odváží použitelná technologie a zásoby, poté se demontují regály, pracovní stanice a další vybavení. U těžkých strojů je nutné počítat se speciální manipulací.
Jak vyklidit firemní archiv?
Při vyklízení archivu není vhodné všechny dokumenty jednoduše vyhodit. Nejprve je nutné rozhodnout, které dokumenty musí firma nadále uchovávat a které již mohou být zlikvidovány. Dokumenty obsahující osobní nebo důvěrné údaje je vhodné předat k bezpečné skartaci.
Jak vyklidit skladovací prostor firmy?
U vyklízení skladu bývá největším problémem množství věcí, které se zde nashromáždily během několika let. Pomáhá proto rozdělit je do tří skupin: ponechat, znovu využít nebo zlikvidovat. Poté lze naplánovat demontáž větších kusů a odvoz.
Jak vyklidit showroom nebo vzorkovnu?
Při vyklízení showroomu se nejprve oddělí vystavené produkty a vzorky, které mají další využití. Následují vitríny, prezentační stojany, nábytek, světelné prvky a další vybavení. U skleněných nebo rozměrných prvků je důležité počítat s bezpečnou manipulací.
Jak vyklidit ordinaci nebo zdravotnickou provozovnu?
U vyklízení ordinace je nutné rozlišit běžný nábytek a zařízení od zdravotnického materiálu, léčiv nebo odpadů, na které se mohou vztahovat zvláštní pravidla. Citlivou zdravotnickou dokumentaci je zároveň potřeba zabezpečit před neoprávněným přístupem.
Jak vyklidit autoservis nebo garáž?
Při vyklízení autoservisu se oddělují stroje, nářadí a náhradní díly od pneumatik, olejů, provozních kapalin, baterií a dalších specifických odpadů. Právě u těchto prostor je důležité neházet všechno do jednoho kontejneru a jednotlivé druhy odpadu řešit samostatně.
Jak dlouho trvá vyklizení skladu nebo provozovny?
Menší kancelář nebo obchod lze někdy vyklidit během několika hodin. Vyklizení většího skladu, provozovny nebo výrobní haly může trvat jeden či více dní podle množství vybavení, dostupnosti prostoru, nutnosti demontáže a množství odpadu. Přesnější odhad je možné udělat po prohlídce prostoru.
Kolik stojí vyklízení skladu, obchodu nebo kanceláře?
Cena se většinou neurčuje pouze podle počtu metrů čtverečních. Rozhoduje množství vybavení a odpadu, počet pracovníků, přístupnost objektu, patra, výtah, nutnost demontáže, těžká břemena a množství odváženého materiálu. U větších nebytových prostor je proto nejpřesnější prohlídka a kalkulace předem.
20+ let pomáhám zákazníkům se stěhováním. Poslední roky také rozvíjím systém pronájmu skladovacích kontejnerů v Brně a okolí.
